Samodejni odgovor o odsotnosti iz pisarne: primeri, besedila in priporočila

Preden se lahko odpravite na zaslužen dopust in date možgane na off, vas najverjetneje v službi čaka še opravek ali dva. Kot na primer to, da si uredite personalizirano obvestilo o odsotnosti oziroma out-of-office reply, ki bo v času vašega dopusta poskrbelo, da se poslovni partnerji ne bodo jezili nad vašo neodzivnostjo.

Zakaj nastaviti avtomatsko obvestilo o odsotnosti?

Bližajo se prazniki in s tem dela prosti dnevi, zato boste pred odhodom iz pisarne zagotovo v svojem e-poštnem predalu nastavili obvestilo o odsotnosti. Out of Office bi morala biti kratica OOO, vendar je v praksi uporabljena kratica OOF, ki je posledica sistema, ki ga je uporabljala Microsoft - Xenix, ki pa je uporabljal Out of Facility - torej OOF.

Ker večina izmed vas najverjetneje sodeluje tudi s tujino, obvestilo o odsotnosti v slovenskem jeziku ni dovolj. Če napišemo obvestilo o odsotnosti tudi v tujem jeziku, napravimo na svoje tuje poslovne partnerje in sodelavce vtis profesionalnosti ter jim izkažemo spoštovanje.

Kaj vključiti v obvestilo o odsotnosti

• Od kdaj do kdaj boste odsotni: od kdaj do kdaj boste odsotni in na koga se pošiljatelj v času vaše odsotnosti lahko obrne.
• Kontakt osebe v nujnih primerih: navesti ime in kontakt sodelavca ali alternativo.
• Ali boste dosegljivi: ali boste v času svoje odsotnosti dosegljivi na telefon, je seveda vaša odločitev.
• Splošne informacije brez podrobnosti »zakaj« in »kako«: navedite splošne informacije, brez podrobnosti.
• Jezik sporočila: obvestilo napišite tudi v tujih jezikih glede na vaše mednarodne kontakte.
• Slovnično in slogovno pravilno: ne pozabite, da mora biti obvestilo o odsotnosti napisano slovnično in slogovno pravilno.

Pomembna pravila

1. Če ste tudi vi eden izmed tistih, ki dnevno prejmejo veliko število elektronskih sporočil, potem boste vedeli, o čem govorim, ko vam rečem, naj bodo sporočila short and simple. Ob navalu informacij in elektronskih sporočil je namreč pomembno, da je obvestilo o odsotnosti čim bolj kratko in enostavno ter vključuje le najpomembnejše informacije: od kdaj do kdaj boste odsotni in na koga se pošiljatelj v času vaše odsotnosti lahko obrne.
2. O tem, koliko je primerno, da vas v času nedosegljivosti kdo moti, boste morali razmisliti sami, a vendarle takšnih in podobnih stavkov ne dodajajte, če to res ni potrebno.
3. Nekateri v želji, da bi imeli s svojimi sodelavci ali naročniki sproščen odnos, prestopijo mejo vljudnosti in spoštljivosti.
4. Poleg tega, da g. Marolta iz podjetja Cosylab morda ne zanima, da vas ni v službi, ker ste odpotovali na dolgo zaslužen dopust, je razkrivanje osebnih podatkov lahko tudi nevarno.
5. Dvakrat preverite, ali ste se kje zatipkali, ali pa naredili kakšno drugo napako!

Praktični vzorci obvestil (slovensko in tuje)

Spodaj so primeri sporočil, ki jih lahko uporabite ali prilagodite. Tako, za sporočilo o odsotnosti smo poskrbeli, zdaj pa vas čaka samo še prijetni del, pakiranje kovčkov.

Posebni primeri in situacije

Če ste pogosto v stiku tudi z naročniki/sodelavci iz tujine, lahko skladno z državo, iz katere prihajajo, dodate pod obvestilo v slovenščini še obvestilo o odsotnosti v ustreznem tujem jeziku. Ich bin vom 13. 7. 2017 bis zum 20. 7. 2017 nicht erreichbar. I will be out of the office from 13 June 2017 to 20 June 2017.

V nujnih primerih prosim pošljite sms sporočilo. Hvala za razumevanje. Spoštovani, do nadaljnjega imam omejen dostop do elektronske pošte. Odgovoril bom takoj, ko bo to mogoče.

Kreativna OOF sporočila - zakaj in kako

Če ni v korporativni politiki zapisano, kako naj izgleda to sporočilo, potem je vseeno super, če se nekdo potrudi in se razlikuje od vseh ostalih, ki uporabljajo prednastavljena sporočila. Zakaj bi nekdo napisal kreativno avtomatsko obvestilo o odsotnosti iz pisarne?

• ker si bo oseba na drugi strani zapomnila to in bo precej drugače gledala na poslovnega partnerja, ali pa sodelavca
• ker bo to lepo presenečenje za nekoga na drugi strani
• ker se bo nekdo nasmejal, ko bo to prebral
• ker bo takšno sporočilo pomenilo, da smo vnaprej premislili in se dejansko potrudili s tekstom

Po drugi strani pa suhoparna sporočila, da nekoga pač ni v pisarni in naj se obrnem na njegove sodelavce, niso tako prijetna, predvsem pa so dolgočasna. Čeprav ne grem na drug konec sveta, sporočil ne bom prebiral dokler se ne vrnem. Odsoten sem do 25.8.2019. Kljub odsotnosti bom vsaj enkrat dnevno preveril pošto.

Primeri kreativnih stavkov (navdih)

• I’m not out of the office. I’m ignoring you.
• On annual leave, hope to win the lottery and never return.
• Ni me! Odšel in se verjetno vrnem. Kdaj? Upam, da čim kasneje.
• Sam ne uporabljam OOF sporočila, saj sem skoraj vedno dosegljiv na vseh možnih komunikacijskih platformah.

Priporočila za varnost in profesionalnost

Poleg tega, da g. Marolta iz podjetja Cosylab morda ne zanima, da vas ni v službi, ker ste odpotovali na dolgo zaslužen dopust, je razkrivanje osebnih podatkov lahko tudi nevarno. Navedite splošne informacije, brez podrobnosti »zakaj« in »kako«.

Da pa bo dopustovanje v tujini brezskrbnejše, pa če boste kajtali, hribolazili ali pa le s skledo kokic gledali najljubše filme oziroma se basali s piškoti, vam priporočamo ustrezno zavarovanje na www.coris.si. Jaaaa, tudi če zaspite zraven filma in vam skleda ali pa kak konkreten keks pade na prstke je lahko neugodno.

Ko sporočilo nastavljate za več dni ali praznike

Bližajo se prazniki in s tem dela prosti dnevi, zato boste pred odhodom iz pisarne zagotovo v svojem e-poštnem predalu nastavili obvestilo o odsotnosti. O tem, koliko je primerno, da vas v času nedosegljivosti kdo moti, boste morali razmisliti sami.

Kako naj izgleda kratko in pravilno OOF sporočilo - predloga

Prepričana sem, da ste že kdaj prejeli out-of-office reply, ki je bil jezikovno neprimeren. In močno dvomim, da je s tem vaš sodelavec oziroma poslovni partner naredil dober vtis. Da si tudi vi ne boste delali sramote po nepotrebnem, sem za vas pripravila slovnično in slogovno pravilno predlogo obvestila o odsotnosti, na katero se lahko zanesete.

Hvala za vaše sporočilo. Od [DD.MM.LLLL] do vključno [DD.MM.LLLL] sem odsoten/odsotna. V nujnih primerih se obrnite na [ime sodelavca] na [kontakt]. V nasprotnem primeru bom odgovoril/odgovorila po vrnitvi. Hvala za razumevanje.

Zaključni napotki

• Ne uporabljajte nepotrebnih podrobnosti o destinaciji ali dolžini počitnic.
• Če je nujno, navedite alternativo in način komunikacije (sms, telefon).
• Prilagodite jezik glede na kontakte in državo sogovornikov.
• Če je v podjetju politika o OOF sporočilih, upoštevajte predpisano obliko.
• Uživajte v dopustu in se vrnite spočiti - tako boste bolj učinkoviti.

tags: #samodejni #odgovor #o #odsotnosti #iz #pisarne