Kako napisati sporočilo o nosečniški odsotnosti

Preden se odpravite na zaslužen počitek zaradi nosečnosti ali porodniškega dopusta, je pomembno, da uredite še zadnje podrobnosti, ki bodo zagotovile, da vaše delovne obveznosti med vašo odsotnostjo ne bodo zastale. Če je vaše delovno mesto vezano na elektronska sporočila, med pomembnejše opravke zagotovo spada tudi personalizirano obvestilo o odsotnosti (out-of-office reply).

Zakaj je avtomatsko sporočilo o odsotnosti pomembno

Preden se lahko odpravite na zaslužen dopust in date možgane na off, vas najverjetneje v službi čaka še opravek ali dva. Personalizirano obvestilo o odsotnosti oziroma out-of-office reply bo v času vaše odsotnosti poskrbelo, da se poslovni partnerji ne bodo jezili nad vašo neodzivnostjo. Če sodelujete s tujino, morate pomisliti tudi na tiste, ki slovensko ne razumejo. Če napišemo obvestilo o odsotnosti tudi v tujem jeziku, naredimo na svoje tuje poslovne partnerje in sodelavce vtis profesionalnosti ter jim izkažemo spoštovanje.

Osnovna pravila za sporočilo o nosečniški odsotnosti

• Keep It Short and Simple: sporočilo o odsotnosti naj bo kratko in jedrnato. Vključuje naj le najpomembnejše informacije: od kdaj do kdaj boste odsotni in na koga se med vašo odsotnostjo lahko obrnejo.
• Jezik in slog: sporočilo mora biti slovnično in slogovno pravilno. Sporočilo, ki je polno napak, naredi več škode kot koristi, zato bodite previdni in dosledni pri tem, kaj zapišete.
• Eno avtomatsko sporočilo: najboljši pristop je, da izberete samo eno avtomatsko poslano sporočilo pošiljatelju.
• Pazite na ton: pri sestavljanju sporočil o odsotnosti ne bi smeli biti preveč neformalni. Porast hibridnega dela in dela na daljavo je normaliziral neformalno službeno komunikacijo, vendar to še ne pomeni, da mora biti neformalno tudi vaše sporočilo o odsotnosti.
• Ne razkrivajte preveč osebnih podatkov: poleg tega, da morda ne želite razkrivati podrobnosti, je razkrivanje osebnih podatkov lahko tudi nevarno.

Kaj vključiti v sporočilo o nosečniški odsotnosti

1. Od kdaj do kdaj boste odsotni (datumi vključno).
2. Na koga se lahko obrne pošiljatelj v času vaše odsotnosti (ime in kontakt, če imate privoljenje sodelavca).
3. Ali boste dosegljivi na telefonu ali ne - to je vaša osebna odločitev.
4. Kakšno vedenje lahko pošiljatelj pričakuje glede odgovora (npr. odgovor ob povratku ali občasno preverjanje pošte).

Predloge sporočil

Za lažjo uporabo spodaj najdete slovnično in slogovno pravilne predloge, ki jih lahko prilagodite svojim datumom in kontaktom.

Preprosta, formalna predloga

Hvala za vaše sporočilo. Od [datum] do vključno [datum] sem odsotna. V nujnih primerih se obrnite na [ime in kontakt sodelavca]. Na vaše sporočilo bom odgovorila ob povratku oziroma takoj ko bo mogoče.

Če sodelujete s tujino - dodajte tuje različice

Če sodelujete s tujino, dodajte obvestilo v tujem jeziku. Primeri:

• Deutsch: Ich bin vom [datum] bis zum [datum] nicht erreichbar.
• English: I will be out of the office from [date] to [date].

Tehnični namig

Če ne veste, kako bi v svojem poštnem predalu nastavili obvestilo o odsotnosti, vam bo zagotovo prišel prav še ta tehnični namig. Bližajo se prazniki in z njimi dela prosti dnevi, zato boste pred odhodom iz pisarne zagotovo v svojem e-poštnem predalu nastavili obvestilo o odsotnosti. Če ni v korporativni politiki zapisano, kako naj izgleda to sporočilo, potem je vseeno super, če se nekdo potrudi in se razlikuje od vseh ostalih, ki uporabljajo prednastavljena sporočila.

Kdaj biti bolj oseben in kdaj bolj formalen

Nekateri v želji, da bi imeli s svojimi sodelavci ali naročniki sproščen odnos, prestopijo mejo vljudnosti in spoštljivosti. Če to ni del korporativne kulture ali bi lahko škodovalo vtisu, se raje držite formalnega tona. Po drugi strani pa kreativna avtomatska obvestila lahko prijetno presenetijo in jih bo oseba na drugi strani zapomnila - vendar le, če so primerna za vašo publiko.

Na kaj še paziti

• Ne pripisujte svoje zasebne telefonske številke, razen če je to nujno in ste se s tem že dogovorili.
• Vključite kontakt sodelavca le z njegovo privolitvijo.
• Ne poskušajte vzbuditi ljubosumja z opisovanjem razkošnega potovanja.
• Preden sporočilo aktivirate, dvakrat preverite, ali so datumi pravilni in ali ni tipkarskih napak.

Primeri različnih stilov sporočil

Spodaj so primeri, ki prikazujejo različen ton - od formalnega do bolj sproščenega. Uporabite tistega, ki najbolj ustreza vaši situaciji in delovni kulturi.

Formalno/profesionalno

Hvala za vaše sporočilo. Od 13. 7. do vključno 21. 7. sem odsotna. Če je zadeva nujna, se obrnite na [ime in kontakt].

Sproščeno, vendar primerno

Vesele praznike! Trenutno sem odsotna, vrnem se [datum] in vam odgovorim. Če je zadeva nujna, prosim pokličite [kontakt].

Kreativno (primeri za primer uporabe)

I’m not out of the office. I’m ignoring you. - ustvarjalno sporočilo, ki lahko deluje v neformalnem okolju, kjer je znano, da bo prejemnik razumel šalo.

Priprava na odsotnost - kontrolni seznam

Ko je primerno dodati tuje različice

Če ste pogosto v stiku tudi z naročniki/sodelavci iz tujine, lahko skladno z državo, iz katere prihajajo, dodate pod obvestilo v slovenščini še obvestilo o odsotnosti v ustreznem tujem jeziku. Primeri prevodov za datume so v angleščini in nemščini: I will be out of the office from [date] to [date]. / Ich bin vom [date] bis zum [date] nicht erreichbar.

Tako, za sporočilo o odsotnosti ste poskrbeli, zdaj pa vas čaka samo še prijetni del - pakiranje kovčkov in priprava na novega družinskega člana. Uživajte v času brez službenih obveznosti in se vrnite spočiti in pripravljeni.

tags: #sporocilo #o #odsotnosti #nosecnost